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Come saprai con l’aumento dell’utilizzo dei sistemi di lavoro digitalizzati, la posta elettronica è diventata essenziale per ogni processo lavorativo. Di conseguenza, è fondamentale disporre di un sistema di server cloud che permetta di gestire e visualizzare la posta in qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
Grazie a questo trend, sono centinaia, i siti e le applicazioni che permettono di salvare la posta in cloud (o files digitali in generale), anche gratuitamente. Tuttavia questi sistemi offrono sempre servizi troppo modesti per il loro utilizzo in ambito lavorativo-aziendale. Per questo motivo, si è costretti a fare riferimento a un sistema di cloud per la posta professionale, che sia in grado di offrire un servizio in linea con le esigenze lavorative richieste.
Un buon servizio di posta in cloud non solo garantisce di poter salvare un quantitativo enorme di files al suo interno (permettendo anche di poter alleggerire i dispositivi fisici da lavoro), ma offre anche una buona sicurezza da eventuali malware o virus, grazie ai propri sistemi di controllo della posta in entrata.
Ma per poter scegliere un buon sistema di cloud server a cui affidarsi, bisogna essere informati bene riguardo tutti gli aspetti principali riguardanti questo tipo di servizi. Di seguito sarà trattata un’analisi degli aspetti principali riguardo i benefici dei server cloud per la posta elettronica e per i files.
Perché è importante affidarsi ad un sistema di server cloud
Chiunque lavori (anche minimamente) a contatto con il mondo digitale, deve continuamente gestire due tipi di file in ingresso sui propri dispositivi: la posta elettronica e i documenti digitali. Entrambi sono files necessari per il lavoro, ma che occupano tantissima memoria.
Per questo motivo, bisogna sempre trovare uno spazio nella memoria dei propri dispositivi per evitare di cancellare questi files, ma spesso ci si trova nella situazione di dover decidere quali dati sono “fondamentali” e quali “non troppo importanti”.
Proprio per questo motivo, esistono i servizi cloud che permettono di spostare tutti questi files su dei server online.
I vantaggi di questo processo sono molti, ma possono essere riassunti in questi:
– Liberazione di memoria sui dispositivi.
Come già accennato, la possibilità di salvare i files su cloud permette principalmente di liberare spazio sui propri dispositvi, senza dover necessariamente cancellare alcun file.
La quantità di files che possono essere salvati in un cloud dipende dall’offerta messa a disposizione dal proprietario stesso.
Tuttavia, anche nel caso i cui si volesse spendere poco e mantenersi su un budget piuttosto basso, le offerte che sono attualmente disponibili sul mercato permettono di salvare una quantità di files abbastanza ampia da garantire la tranquillità totale nel loro utilizzo.
Infine, i dispositivi, che vengono alleggeriti dai files in eccesso, tendono a essere stressati meno, proprio grazie al fatto di non dover gestire troppi files simultaneamente. Di conseguenza, l’acquisto di uno di questi sistemi sarebbe anche un investimento per garantire più longevità ai propri dispositivi.
– Sicurezza e controllo su tutti i files passano per il cloud
Un altro grande problema che riguarda i files provenienti dalla posta elettronica sono i files pericolosi.
Capita a tutti di ricevere spam o, talvolta, anche offerte di promozioni fittizie sul proprio indirizzo di posta elettronica. Tuttavia, non tutti sanno che questi files possono diventare alquanto rischiosi, se non si sa come gestirli.
I messaggi spam sono, in pratica, messaggi pubblicitari, che vengono spesso utilizzati nella speranza di attirare potenziali clienti. La peculiarità dello spam è che il mittente di questi messaggi non chiede mai il permesso di poter attuare la propria campagna pubblicitaria (a differenza delle offerte promozionali lecite, che solitamente avvengono dopo la stipulazione di un contratto o con una firma di consenso da parte del destinatario).
Questo fattore rende lo spam una pratica di saturazione delle caselle di posta elettronica, costringendo il proprietario di quest’ultima a dover liberare attivamente la memoria del suo indirizzo o dei suoi dispositivi.
Ma, per quanto possa essere fastidioso e faccia perdere molto tempo utile, lo spam non è una pratica davvero pericolosa per il destinatario.
In fondo, l’unico rischio che può causare alla vittima è farle perdere tempo nell’occuparsi di questi messaggi e, dovendoli dividere dalla posta utile, questo processo può risultare lungo e tedioso.
I veri rischi nascono, invece, da altri files pericolosi, ovvero quelli contenenti malware o virus.
Questi due tipi di files rappresentano le principali “forme di attacco digitale” da parte degli hacker.
Cosa sono i Malware e i Virus
È molto importante capire la pericolosità di questi due tipi di files, che risiede in due fattori principali: le loro finalità e la loro capacità di nascondersi in messaggi apparentemente innocui.
La peculiarità principale sia dei malware, ma soprattutto dei virus, è quella di infettare un dispositivo passando totalmente inosservati. Ciò avviene a causa di come sono programmati.
Il virus è un tipo di malware, la cui caratteristica specifica è quella di infettare un sistema operativo e moltiplicarsi autonomamente, per infettarne altri o per colpire più funzionalità del dispositivo infettato. Tuttavia, per poter diventare operativo è necessario che venga accidentalmente attivato dalla vittima stessa: ciò avviene quando il programma contenente il virus viene eseguito sul dispositivo.
Il malware, invece, può essere considerato come un qualsiasi tipo di file pericoloso, come i trojan o i virus stessi. Molti di questi tipi di files si attivano già quando vengono installati sul dispositivo, rendendoli ancora più pericolosi.
I rischi che possono comportare questi files possono essere veramente tanti e molto pericolosi.
Qualora il file fosse non troppo pericoloso, questo potrebbe semplicemente bloccare delle funzionalità del dispositivo infettato. Tuttavia, nei casi peggiori, si può arrivare a veri e propri furti di dati sensibili (come i dati delle carte di credito della vittima) o a fenomeni specifici come il ransomware. Quest’ultimo consiste nel rubare i dati di una vittima e richiedere un riscatto per la loro restituzione.
Come difendersi dai files pericolosi nella posta elettronica
Per potersi difendere da questi files si può fare affidamento sui sistemi antivirus, antimalware e firewall.
Tutti questi tipi di software sono programmati per localizzare un file minaccioso (come i malware o i virus) e bloccare le loro funzionalità.
Il punto debole di questo genere di programmi è che, per poter localizzare i files pericolosi, hanno bisogno di fare riferimento ad un database, che deve essere costantemente aggiornato. Tuttavia, l’evoluzione dei sistemi degli hacker tende ad avvenire prima della produzione dei sistemi di difesa, esponendo gli utenti a programmi e malware sempre più avanzati.
Il metodo per potersi difendere completamente da questi files è la prevenzione attiva. L’unico modo per potersi difendere davvero è non farsi attaccare.
Proprio per questo motivo, i migliori siti e sistemi di server cloud offrono anche sistemi di divisione della posta utile dallo spam e sistemi di sicurezza per l’analisi dei files in entrata.
È importante precisare che esistono anche sistemi gratuiti di cloud online, ma, ovviamente, non offrono una difesa professionale ed efficiente contro i rischi sopracitati.